Din punct de vedere operaţional şi financiar pentru orice companie sau instituţie care doreşte să îşi optimizeze procesele interne aferente documentelor , solutia este sa se concentreze în vederea creării unei
resurse informaţionale utilizabile prin intermediul aplicaţiilor existente, în cadrul sistemului informatic propriu, şi sunt grupate astfel:
Preluarea din arhiva dvs., se va efectua în mod profesionist, pe baza proceselor de predare primire în care sunt evidenţiate toate documentele. Aceste servicii se vor executa în condiţii de maximă siguranţă şi confidenţialitate. Documentele se pot prelua constant (lunar, trimestrial, anual sau la cerere) , funcţie de evoluţia arhivei dvs. . Aceste informaţii vor fi prezentate sub forma unui Proces-Verbal de Predare-Primire care va fi semnat de către personalul autorizat.
Serviciile de Procesare Arhivistică acoperă toate activităţile necesare realizării unei arhive eficiente şi pregătirea documentelor în vederea procesării electronice. În această categorie, se vor efectua următoarele activităţi:
Serviciul de scanare a documentelor implica mai multi pasi si anume:
Pre-Scanare reprezinta pregatirea dosarelor in vederea scanarii.
Post Scanare
Eliminare „zgomot de fond”, Îmbunătăţire caractere, Eliminare borduri, Îndreptare imagine, Eliminare urme arhivare, Unificare content PDF, Eliminare linii, Unificare toate paginile PDF, Detecţie pagini albe, Mutare în storage
Scanarea reprezinta transpunerea documentelor de hartie in documente electronice si se realizeaza in mai multi pasi ,conform fluxului tehnologic si functie de felul documentelor.
Personalul autorizat de Prestator, funcţie de tipul documentului, conform Fişei de Preluare Arhivă are obligaţia de a indexa documentele în baza unor câmpuri cheie, prin intermediul cărora să faciliteze accesul la documente.
Identificare date arhivistice (tip document, an, zonă geografică)
Sunt grupate în două categorii: arhivare documente fizice şi arhivare documente electronice.
Serviciile de arhivare documente fizice se realizează în spaţii special amenajate si destinate fluxului de arhivare de documente si se efectueaza prin arhivarea fizică a documentelor în cutiile de arhivare dedicate şi organizate funcţie de tipul documentului, în corelaţie cu datele de identificare ale cutiei de arhivare sau cerintele clientului. Arhivarea Fizica cuprinde mai multi pasi:
Serviciile de arhivare documente electronice se realizează într-un Data Center dedicat gestiunii de informaţii electronice (prevăzut cu sisteme avansate de securitate electronică). Accesul la aceste documente se va efectua on-line, în baza criteriilor de confidenţialitate agreate. Se elimină astfel necesitatea efectuării de către dvs. a investiţiilor în echipamente hardware dedicate, personal specializat pentru administrare, amenajare spaţii dedicate.
Serviciul de Stocare Document Fizic
Amplasare documentelor in spatii special amenajate in vederea pastrarii in cele mai optime conditii fizice ,climatice si de siguranta.
Serviciul de Stocare Document Electronic
Personalul autorizat de Prestator, va efectua acest serviciu în cele mai bune condiţii, conform legislaţiei în vigoare. Eliminarea documentelor din arhiva electronică se va putea efectua doar în după prestarea serviciului de Distrugere Securitzată a Documentelor, sau la expirarea perioadei legale de valabilitate a documentului. Acest serviciu se poate utiliza şi pentru alte documente / baze de date ale Clientului.
Furnizare fizica a documentelor
Furnizare electronic a documentelor